De Algemene verordening gegevensbescherming.
Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze verordening zorgt ervoor dat in de hele EU dezelfde privacywetgeving geldt. Deze verordening verplicht ook de verenigingen de persoonsgegevens zorgvuldig te beheren. Hierna staat de notitie waarmee het bestuur inhoud geeft aan de verordening. Het is een concept dat in de Algemene ledenvergadering een punt op de agenda zal zijn.
Op basis van de Algemene verordening gegevens-bescherming (Avg) moet vastgelegd worden hoe de vereniging omgaat met de persoonsgegevens. Het bestuur hecht belang aan de privacy van haar leden en oud leden en gaat dan ook vertrouwelijk en zorgvuldig om met de persoonsgegevens.*
De Avg kent 6 grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens:
1 Toestemming van de betrokken persoon.
2 De gegevensverwerking is noodzakelijk voor
de uitvoering van een overeenkomst.
3 De gegevensverwerking is noodzakelijk voor
het nakomen van een wettelijke verplichting.
4 De gegevensverwerking is noodzakelijk ter
bescherming van de vitale belangen.
5 De gegevensverwerking is noodzakelijk voor
de vervulling van een taak van algemeen
belang of uitoefening van openbaar gezag.
6 De gegevensverwerking is noodzakelijk voor
de behartiging van de gerechtvaardigde
belangen.
Voor een vereniging zoals de Volkstuinvereniging zijn de punten 1 en 2 van belang. Zonder deze gegevens kan een vereniging niet functioneren.
In deze notitie beschrijft het bestuur met welk doel de persoonsgegevens worden vastgelegd en waarvoor ze worden gebruikt.
Om inzicht te geven in het hoe en waarom wordt in het kort de gang van zaken bij de vereniging beschreven.
De vereniging verhuurt tuinen aan personen die lid zijn van de vereniging. Een lid hoeft niet per see een tuin te huren. Zo kunnen er ereleden zijn dan wel leden op een wachtlijst.
De leden hebben de vereniging de meest essentiële persoonsgegevens verstrekt om goed beheer van de vereniging en communicatie met de leden mogelijk te maken.
De persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor en worden beheerd door de leden van het dagelijks bestuur.
De volgende gegevens zijn geregistreerd waarbij opgemerkt moet worden dat niet van elk lid dezelfde gegevens zijn vastgelegd:
1- Aanspreektitel: de heer, mevrouw, familie of
anderszins;
2- Voorletter, voornaam
3- Achternaam
4- Volledig adres
5- E-mailadres
6- Telefoonnummer(s)*
7- bankrekeningnummer (IBAN-nummer)
(*Voor een snelle communicatie o.a. in geval van een calamiteit/ongeval is het wel wenselijk)
De gegevens onder 2, 3 en 4 zijn verplicht voor een goede registratie van de leden en dus de administratie van de vereniging.
De informaties onder 1, 5 en 6 zijn wenselijk, maar niet verplicht.
Daar waar via de bank de financiële verplichtingen worden voldaan, beschikt de vereniging ook over het IBAN-nummer van het lid. Van leden die contant betalen is meestal geen IBAN-nummer geregistreerd.
Beheer ledenlijst
De leden van het dagelijkse bestuur (Db) hebben het beheer over de gegevens van de leden. Dit hangt samen met de activiteiten en bevoegdheden van het Db, waaronder verhuur van tuinen, innen van de gelden en het versturen van informatie.
De bestanden met de persoonsgegevens worden in hoofdzaak digitaal bewaard en bewerkt. Papieren lijsten worden na gebruik vernietigd. Het secretariaat beschikt wel over papieren overzichten van de leden. Dit ten behoeve van de archivering van de stukken van de vereniging.
Alleen van de bestuursleden zijn ook de geboortedata bij het bestuur vastgelegd. Deze informatie is nodig in verband met de registratie hiervan bij de Kamer van Koophandel.
Oud leden
Doordat de lijst met leden per jaar wordt vastgelegd, bevatten de administratie en het archief van de vereniging gegevens van oud leden. Het gaat dan alleen om de naam en adresgegevens van het moment dat zij lid waren van de vereniging.
Digitaal beheer
Informatie met persoonsgegevens worden digitaal opgeslagen en beheerd. De informatiedragers zijn beveiligd met actuele virusscanners en wachtwoorden bestaande uit ten minste letters en cijfers.
Uitwisseling gegevens
De persoonsgegevens van de leden worden alleen gebruikt ten behoeve van het functioneren van de vereniging. De gegevens worden niet aan derden beschikbaar gesteld. Ook binnen de vereniging worden geen gegevens uitgewisseld anders dan met toestemming van de betrokkene.
Inzage gegevens
Een lid kan altijd verzoeken om inzage in of informatie over de bij de vereniging vastgelegde gegevens. In principe zal geen informatie aan anderen worden verstrekt, zoals bijvoorbeeld ex-partners, erfgenamen, anders dan wanneer sprake is van een machtiging.
Ook kan verzocht worden om een vorm van legitimatie.
